Kada se isplati vlastita web aplikacija umjesto Excela?

U mnogim firmama Excel je prvi poslovni sistem. U njemu se vode narudžbe, smjene, zalihe, ponude i servisni nalozi. To ima smisla, jer se s tabelom može početi odmah i skoro svi je znaju koristiti.

Problem nastaje kada tabela preraste posao za koji je napravljena. Ljudi tada troše vrijeme na traženje prave verzije, prepisivanje i provjeru ko je šta promijenio. U ovom tekstu opisujemo kako prepoznati taj trenutak i šta donosi vlastita web aplikacija. Pišemo i o tome kada je bolje ostati na tabeli.

Excel ima svoje mjesto

Excel je odličan alat za proračune, analizu i brze izvještaje. Jedna osoba može za kratko vrijeme napraviti tabelu koja rješava stvaran problem. Za to ne treba programer, budžet ni plan projekta.

Tabela je dobar izbor u ovim situacijama:

• s podacima radi jedna osoba ili mali tim u istoj kancelariji;
• proces se još mijenja i niste sigurni kako treba izgledati;
• trebaju Vam formule, pivot tabele i grafikoni za analizu;
• posao je jednokratan, npr. budžet za jedan projekat ili lista gostiju za događaj.

Ni veličina obično nije prepreka. Prema Microsoftovoj dokumentaciji Excel specifications and limits, jedan radni list prima 1.048.576 redova i 16.384 kolone. Za evidenciju jedne firme to je obično više nego dovoljno.

Tabela rijetko zapne zbog broja redova. Zapne zbog broja ljudi koji je mijenjaju.

Znakovi da Excel nije dovoljan

Sljedeći znakovi se obično javljaju zajedno, kako firma raste. Ako ih prepoznajete u svom radu, vrijedi razmisliti o promjeni.

• Više ljudi radi u istom fajlu. Fajl na mrežnom disku otvori jedna osoba, a ostali dobiju poruku da je zaključan. Neko napravi kopiju i nastavi raditi u njoj.
• Verzije putuju mailom. U prilogu stigne ponude_final_v3_ispravljeno.xlsx. Niko nije siguran koja je verzija zadnja, pa se odluke donose na osnovu starih brojeva.
• Nema prava po rolama. Svako ko otvori fajl vidi sve kolone, uključujući nabavne cijene ili plate. Microsoft i sam navodi da zaštita radnog lista nije zamišljena kao sigurnosna funkcija.
• Nema traga ko je šta promijenio. Iznos u ćeliji je drugačiji nego jučer, a niko ne zna ko ga je promijenio ni zašto. Kod reklamacije ili revizije to postaje ozbiljan problem.
• Podaci s više lokacija spajaju se ručno. Firma s tri poslovnice ima tri tabele, a neko svakog petka kopira podatke u zbirnu. Svaka greška pri kopiranju završi u izvještaju za upravu.
• Odobrenja idu mailom. Zahtjev za nabavku ili godišnji odmor pošalje se mailom, a odobrenje stigne kao odgovor. Kasnije je teško pronaći ko je šta odobrio i kada.

Svi ovi znakovi imaju isti uzrok. Tabela čuva podatke, ali ne zna pravila Vašeg procesa. Ta pravila onda žive u glavama ljudi i u mailovima.

Prednosti vlastite web aplikacije

Web aplikacija radi u pregledniku i čuva podatke na jednom mjestu. Vlastita aplikacija je napravljena za Vaš proces, s Vašim nazivima, poljima i pravilima. Evo šta konkretno dobijate.

• Jedna baza podataka. Svi rade na istim podacima, u isto vrijeme. Nema kopija ni dileme koja je verzija tačna.
• Role i prava. Magacin vidi zalihe, a računovodstvo vidi i cijene. Svako vidi i mijenja samo ono što mu treba za posao.
• Odobrenja u sistemu. Svaki zahtjev ima status, odgovornu osobu i datum. Odobrenje je jedan klik, a zapis ostaje uz zahtjev.
• Audit log. Sistem bilježi ko je šta promijenio, kada i koja je bila stara vrijednost. Kada iznos ne odgovara, odmah vidite ko ga je promijenio.
• PDF izvještaji. Ponude, radni nalozi i mjesečni izvještaji nastaju direktno iz podataka. Izgledaju isto svaki put i niko ih ne prepisuje ručno.
• Notifikacije. Osoba dobije e-mail ili obavještenje u aplikaciji kada nešto čeka na nju. Niko ne mora pamtiti ko je sljedeći na redu.
• Uvoz iz Excela i CSV-a. Postojeći podaci se prenose u novu bazu, pa ne počinjete od nule. Izvoz u Excel može ostati za one koji vole analizu u tabeli.
• Rad na mobitelu. Serviser na terenu upisuje podatke s telefona, na licu mjesta. Nema prepisivanja s papira na kraju dana.

Role i audit log važni su i kada tabela sadrži lične podatke, npr. plate ili kontakte kupaca. Pristup tada imaju samo osobe kojima je potreban, a svaka izmjena ostaje zabilježena.

Excel pri tome ne mora nestati. Tim može i dalje praviti analize u tabelama, ali izvor podataka postaje aplikacija.

Tabela je ponekad dovoljna

Vlastita aplikacija je ulaganje. Traži opis procesa, razvoj, obuku i održavanje. Ako problem može riješiti jednostavniji alat, prvo probajte njega.

Aplikacija se obično ne isplati kada:

• u fajlu radi jedna ili dvije osobe;
• se proces mijenja iz sedmice u sedmicu;
• Vam treba samo zajednički pristup istom fajlu;
• postoji gotov alat koji pokriva Vaš proces bez većih prilagođavanja.

Dijeljeni Excel u Microsoft 365

Ako je fajl sačuvan na OneDriveu ili SharePointu, više ljudi može raditi u njemu istovremeno. Microsoft to zove zajedničko uređivanje (co-authoring). Historija verzija omogućava povratak na raniju verziju fajla. Za tim kojem treba samo zajednički fajl, to je često dovoljno.

Google Sheets

Google Sheets radi u pregledniku i podržava istovremeno uređivanje. Ima historiju verzija i omogućava zaštitu pojedinih listova i raspona ćelija. Za jednostavne liste i evidencije to je dobar početak.

Gotov SaaS alat

Za računovodstvo, CRM, zakazivanje termina ili evidenciju radnog vremena postoje gotovi alati. Ako takav alat pokriva Vaš proces, uzmite njega. Vlastita aplikacija ima smisla kada je Vaš proces specifičan ili kada treba povezati više postojećih sistema.

Dijeljene tabele rješavaju istovremeni rad i verzije. Ne rješavaju pravila procesa, npr. da nabavku mora odobriti šef prije narudžbe. Ako Vam nedostaje baš to, vrijedi razmisliti o aplikaciji.

Prvi koraci

Prelazak s Excela ne mora biti velik projekat od prvog dana. Lakše ide postepeno, uz jasan opis posla.

1. Opišite proces. Zapišite ko unosi podatke, ko ih provjerava, ko odobrava i šta nastaje na kraju. Postojeće tabele i obrasci su dobar materijal za taj opis.
2. Počnite s jednim modulom. Izaberite dio koji danas oduzima najviše vremena, npr. radne naloge ili nabavku. Ostali dijelovi dolaze u sljedećim fazama.
3. Uvezite postojeće podatke. Kupci, artikli i historija prenose se iz Excela ili CSV-a. Tim od prvog dana radi s poznatim podacima.
4. Radite u fazama, s demom nakon svake. Nakon svake faze vidite šta je urađeno i testirate na pravom linku. Greške i izmjene se uoče rano, dok su još male.

Kod nas to izgleda ovako. Uvodni poziv traje 30 minuta i besplatan je. Nakon njega dobijete fiksnu ponudu po fazama.

Prije razvoja odobravate klikabilni prototip, pa unaprijed vidite kako će aplikacija raditi. Nakon lansiranja slijede obuka i održavanje. Vi ste vlasnik koda.

Više o tome kako gradimo interne sisteme pročitajte na stranici Web aplikacije. Ako želite procijeniti da li je Vaša tabela spremna za prelazak, javite nam se i dogovorite uvodni poziv.