Wann lohnt sich eine eigene Webanwendung statt Excel?

In vielen Unternehmen ist Excel das erste Geschäftssystem. Darin stehen Bestellungen, Schichtpläne, Lagerbestände, Angebote und Serviceaufträge. Das ist nachvollziehbar: Mit einer Tabelle kann man sofort starten, und fast alle können damit umgehen.

Schwierig wird es, wenn die Tabelle über ihren ursprünglichen Zweck hinauswächst. Dann suchen Mitarbeitende nach der richtigen Version, tippen Daten ab und rätseln, wer was geändert hat. Hier lesen Sie, wie Sie diesen Punkt erkennen, was eine Webanwendung bringt und wann Sie besser bei der Tabelle bleiben.

Excel hat seinen Platz

Excel ist ein sehr gutes Werkzeug für Berechnungen, Auswertungen und schnelle Berichte. Eine einzelne Person baut in kurzer Zeit eine Tabelle, die ein echtes Problem löst. Dafür braucht es weder Entwickler noch Budget noch Projektplan.

Eine Tabelle ist in diesen Fällen die richtige Wahl:

• mit den Daten arbeitet eine Person oder ein kleines Team im selben Büro;
• der Ablauf ändert sich noch und steht nicht fest;
• Sie brauchen Formeln, Pivot-Tabellen und Diagramme für Auswertungen;
• die Aufgabe ist einmalig, etwa ein Projektbudget oder eine Gästeliste.

Auch die Größe ist selten das Hindernis. Laut der Microsoft-Seite Spezifikationen und Beschränkungen in Excel fasst ein Arbeitsblatt 1.048.576 Zeilen und 16.384 Spalten. Für die Daten eines Unternehmens reicht das meist völlig.

Eine Tabelle scheitert selten an der Zahl der Zeilen. Sie scheitert an der Zahl der Menschen, die sie bearbeiten.

Anzeichen, dass Excel nicht mehr reicht

Diese Anzeichen treten meist gemeinsam auf, wenn ein Unternehmen wächst. Kommen sie Ihnen bekannt vor, lohnt sich ein genauerer Blick.

• Mehrere Personen arbeiten in derselben Datei. Eine Person öffnet die Datei auf dem Netzlaufwerk, alle anderen finden sie gesperrt vor. Jemand legt eine Kopie an und arbeitet dort weiter.
• Versionen gehen per E-Mail hin und her. Im Anhang kommt Angebote_final_v3_korrigiert.xlsx. Niemand weiß sicher, welche Version aktuell ist, und Entscheidungen beruhen auf alten Zahlen.
• Es gibt keine Rechte nach Rollen. Wer die Datei öffnet, sieht alle Spalten, auch Einkaufspreise oder Gehälter. Microsoft schreibt selbst, dass der Blattschutz nicht als Sicherheitsfunktion gedacht ist.
• Niemand sieht, wer was geändert hat. Ein Betrag ist heute anders als gestern, und niemand weiß, wer ihn geändert hat und warum. Bei Reklamationen oder Prüfungen wird das zum echten Problem.
• Daten mehrerer Standorte werden von Hand zusammengeführt. Ein Betrieb mit drei Filialen hat drei Tabellen, und jemand kopiert jeden Freitag alles in eine Gesamtliste. Jeder Kopierfehler landet im Bericht für die Geschäftsführung.
• Freigaben laufen per E-Mail. Ein Bestell- oder Urlaubsantrag geht per Mail hinaus, die Freigabe kommt als Antwort zurück. Später lässt sich kaum nachvollziehen, wer was wann freigegeben hat.

Alle diese Anzeichen haben dieselbe Ursache. Die Tabelle speichert Daten, kennt aber die Regeln Ihres Ablaufs nicht. Diese Regeln stecken dann in Köpfen und Postfächern.

Vorteile einer eigenen Webanwendung

Eine Webanwendung läuft im Browser und speichert die Daten an einem Ort. Eine eigene Anwendung ist für Ihren Ablauf gebaut, mit Ihren Begriffen, Feldern und Regeln.

• Eine zentrale Datenbank. Alle arbeiten gleichzeitig mit denselben Daten. Keine Kopien, keine Unklarheit über die gültige Version.
• Rollen und Rechte. Das Lager sieht die Bestände, die Buchhaltung zusätzlich die Preise. Jede Person sieht und ändert nur, was sie für ihre Arbeit braucht.
• Freigaben im System. Jeder Antrag hat einen Status, eine verantwortliche Person und ein Datum. Die Freigabe ist ein Klick, und der Nachweis bleibt beim Antrag.
• Audit-Log. Das System hält fest, wer was wann geändert hat und wie der alte Wert lautete. Stimmt ein Betrag nicht, sehen Sie sofort, wer ihn geändert hat.
• PDF-Berichte. Angebote, Arbeitsaufträge und Monatsberichte entstehen direkt aus den Daten. Sie sehen immer gleich aus und werden nicht abgetippt.
• Benachrichtigungen. Wer an der Reihe ist, bekommt eine E-Mail oder eine Meldung in der Anwendung. Niemand muss sich merken, wer als Nächstes dran ist.
• Import aus Excel und CSV. Bestehende Daten wandern in die neue Datenbank, Sie fangen also nicht bei null an. Der Export nach Excel kann für Auswertungen bleiben.
• Arbeit am Smartphone. Techniker im Außendienst erfassen Daten direkt vor Ort am Handy. Abends muss niemand mehr Notizen vom Papier abtippen.

Rollen und Audit-Log sind auch für die DSGVO relevant, wenn die Tabelle personenbezogene Daten enthält, etwa Gehälter oder Kundenkontakte. Zugriff haben dann nur Personen, die ihn brauchen, und jede Änderung ist dokumentiert.

Excel muss dabei nicht verschwinden. Ihr Team kann weiterhin in Tabellen auswerten, aber die Datenquelle ist die Anwendung.

Manchmal reicht die Tabelle

Eine eigene Anwendung ist eine Investition. Sie braucht eine Beschreibung des Ablaufs, Entwicklung, Schulung und Wartung. Wenn ein einfacheres Werkzeug das Problem löst, probieren Sie zuerst dieses.

Eine Anwendung lohnt sich meist nicht, wenn:

• nur eine oder zwei Personen mit der Datei arbeiten;
• sich der Ablauf von Woche zu Woche ändert;
• Sie nur gemeinsamen Zugriff auf eine Datei brauchen;
• es ein fertiges Tool gibt, das Ihren Ablauf ohne größere Anpassungen abdeckt.

Gemeinsames Excel in Microsoft 365

Liegt die Datei in OneDrive oder SharePoint, können mehrere Personen gleichzeitig darin arbeiten. Microsoft nennt das gemeinsame Dokumenterstellung (Co-Authoring). Über den Versionsverlauf lässt sich eine frühere Fassung wiederherstellen. Für ein Team, das nur eine gemeinsame Datei braucht, reicht das oft.

Google Sheets

Google Sheets, auf Deutsch Google Tabellen, läuft im Browser und erlaubt gleichzeitiges Bearbeiten. Es gibt einen Versionsverlauf, und einzelne Blätter oder Zellbereiche lassen sich schützen. Für einfache Listen und Erfassungen ist das ein guter Anfang.

Fertiges SaaS-Tool

Für Buchhaltung, CRM, Terminbuchung oder Zeiterfassung gibt es fertige Tools. Wenn ein solches Tool Ihren Ablauf abdeckt, nehmen Sie es. Eine eigene Anwendung lohnt sich, wenn Ihr Ablauf speziell ist oder mehrere bestehende Systeme verbunden werden müssen.

Geteilte Tabellen lösen das gleichzeitige Arbeiten und die Versionen. Die Regeln des Ablaufs lösen sie nicht, etwa dass die Leitung einen Einkauf vor der Bestellung freigeben muss. Fehlt Ihnen genau das, lohnt sich eine Anwendung.

Die ersten Schritte

Der Umstieg von Excel muss kein großes Projekt ab dem ersten Tag sein. Schrittweise und mit einer klaren Beschreibung geht es leichter.

1. Beschreiben Sie den Ablauf. Halten Sie fest, wer Daten erfasst, wer sie prüft, wer freigibt und was am Ende entsteht. Bestehende Tabellen und Formulare sind dafür gutes Material.
2. Beginnen Sie mit einem Modul. Wählen Sie den Teil, der heute am meisten Zeit kostet, etwa Arbeitsaufträge oder den Einkauf. Weitere Teile folgen in den nächsten Phasen.
3. Importieren Sie bestehende Daten. Kunden, Artikel und Historie kommen aus Excel oder CSV. Ihr Team arbeitet vom ersten Tag an mit vertrauten Daten.
4. Arbeiten Sie in Phasen mit Demos. Nach jeder Phase sehen Sie, was fertig ist, und testen über den echten Link. Fehler und Änderungswünsche fallen früh auf, solange sie noch klein sind.

Bei uns sieht das so aus. Das Erstgespräch dauert 30 Minuten und ist kostenlos. Danach erhalten Sie ein Festpreisangebot, aufgeteilt in Phasen.

Vor der Entwicklung geben Sie einen klickbaren Prototyp frei, so sehen Sie vorab, wie die Anwendung funktioniert. Nach dem Launch folgen Schulung und Wartung. Der Code gehört Ihnen.

Mehr dazu, wie wir interne Systeme bauen, lesen Sie auf der Seite Webanwendungen. Wenn Sie prüfen möchten, ob Ihre Tabelle für den Umstieg bereit ist, schreiben Sie uns und vereinbaren Sie ein Erstgespräch.